Kursus Excel: 2017

Rabu, 20 Desember 2017

LEBIH CEPAT DAN MUDAH MERUBAH DATA TEXT MENJADI TANGGAL

Tutorial berikut pada dasarnya sama dengan CARA MERUBAH DATA TEXT MENJADI TANGGAL DI EXCEL DAN OPENOFFICE, hanya saja pada tutorial tersebut mungkin untuk sebagian orang dirasa terlalu rumit/njlimet.

Nah, pada tutorial kali ini saya akan memberikan cara cepat dan mudah untuk merubah data text menjadi data tanggal.

Formula untuk dapat merubah data text menjadi data tanggal dengan menggunakan =DATEVALUE()

Cara Penggunaan Formula
Cara meggunakan formula ini sangat sederhana, pada cell yg Anda kehendaki tulislah formula sebagai berikut:
=DATEVALUE(Cell_data_text)

Cell_data_text maksudnya adalah cell data text yang akan akan kita rubah menjadi data tanggal, lihat screenshot berikut:

Selesai, semoga bermanfaat.

CARA MERUBAH DATA TEXT MENJADI TANGGAL DI EXCEL DAN OPENOFFICE

Kasus Excel

cosimpulan 17.15 1

Gambar 1. Contoh Kasus.

Kasus: Om Admin, saya mau minta tolong. Saya punya data dimana dalam data tersebut terdapat sebuah kolom yang isinya data tanggal, namun masalahnya isi dari data tanggal tersebut masih berupa text karena hasil download dari software lain. Pertanyaannya, bagaimana cara saya untuk merubah/mengganti data tersebut menjadi data tanggal dengan format tanggal pula (contohnya sesuai dengan gamar terlampir)?

Jawab:

Sebetulnya untuk menjawab pertanyaan ini ada 2 pilihan yang bisa kita lakukan, yaitu cara manual atau menggunakan formula.

Jika data yang kita miliki jumlahnya sedikit maka pilihan pertama (cara manual: mengganti langsung data yang ada dengan penulisan format tanggal yang sesuai) bisa menjadi pilihan utama karena toh tidak memakan waktu yang lama juga, namun jika data yang kita miliki jumlahnya ratusan atau bahkan ribuan baris/data maka cara manual tidak saya sarankan.

Lho, emang kenapa gan? yeee... ya iya lah gan, bayangin aja kalau agan punya 15ribu data/baris yang harus agan ganti secara manual, bisa gempor kali gan, selain itu tingkat akurasinya juga diragukan, tingkat kesalahan penulisan juga tinggi.

Terus gimana dong gan?

Makanya sabar dulu, ikuti dulu penjelasannya.

Baik lah, kita lanjut lagi.

Untuk mengatasi hal ini saya sarankan agan-agan yang mengalami masalah ini untuk menggunakan formula. Formulanya apa dan gimana gan admin? simple kok, cukup menggunakan formula "DATE", tapi didalemnya ada tambahan formula lagi sih, yaitu MID, LEFT dan HLOOKUP atau VLOOKUP (tergantung data bantu yang kita buat apakah sceara vertikal atau horisontal), atau dengan kata lain dengan kombinasi formula.

Kita asumsikan bahwa datanya sama seperti pada kasus ini, data tambahan lainnya yaitu tahun datanya hanya tahun 2017 saja.

Untuk lebih jelasnya silahkan pantau langkah-langkah berikut ini:

1. Kali ini saya akan membuat data bantu diatas data yang akan saya rubah sehingga akan memudahkan saya dalam mengambil datanya ketika menggunakan formula. Jika kita memiliki contoh data seperti pada gambar, dimana data bantu ini akan memuat nama bulan dan urutan bulan, contoh: Jan = 1, feb = 2 dan seterusnya. Lihat contoh gambar.

Gambar 2. Data Bantu.

2. Ambil contoh kita akan menempatkan/menuliskan formula pada cell G7, maka tulislah formula di cell G7 sebagai berikut:

=DATE(2017,HLOOKUP(MID(D7,4,3),$C$1:$G$,2,0),LEFT(D7,2))

Dimana formula utamanya adalah DATE (yang paling luar), sedangkan formula lainnya adalah formula-formula bantu. Untuk penjelasan formulanya mungkin tidak perlu lagi ya, karena saya yakin agan-agan sudah faham untuk masing-masing formula yang digunakan diatas.

Gambar 3. Cara Penulisan Formula.

3. Kemudian jika cell G7 tadi format tampilannya belum kita format sesuai tanggal maka langkah kali ini ialah merubahnya, yaitu dengan cara klik kanan pada cell G7 (atau shortcutnya: Ctrl+1 [bukan angka satu di numpad ya]), kemudian pilih Format Cell (lihat contoh gambar)

Gambar 4. Format Cell (Ctrl+1).

4. Kemudian klik pada Tab Number (langkah 1 pada gambar), biasanya tab ini defaultnya sudah terbuka dari awal. Lalu dalam kolom Category, pilih Date (langkah 2 pada gambar), kemudian di kolom Locale (location), pilih format negara penulisan (langkah 3 pada gambar), dan di kolom Type pilih lah tipe penulisan sesuai yang dikehendaki (langkah 4 pada gambar), dalam hal ini saya akan menggunakan format tampilan tanggal, bulan lalu tahun.

Gambar 5. Cara Format Cell Tanggal.

5. Hasilnya akan tampak seperti pada gambar berikut:

Gambar 6. Hasil Format Cell.

6. Langkah selanjutnya ialah mengcopy formula yang ada di cell G7 sampai ke bawah atau ahir baris yang akan kita rubah datanya, seperti pada gambar

Gambar 7. Mecopy value & format.

7. Setelah itu, blok semua cell/range yang tadi kita pastekan formulanya, kemudian copy dan pastekan ke kolom data asli yang akan kita rubah, tapi ingat, hanya mempastekan nilainya saja, bukan semuanya. Caranya yaitu, setelah kita copy range tadi, di cell D7 kita klik kanan, pilih Paste Special.

Gambar 8. Paste Hasil

8. Setelah muncul jendela Paste Special, pilih Values (langkah 1 pada gambar), kemudian klik OK.

Gambar 9. Paste Value dari hasil formula.

9. Pada langkah ke 8 kita hanya mempastekan isinya saja, namun jika kita ingin mempastekan format tampilannya juga, jangan tekan tombol Exc atau enter, masih pada mode Copy, lakukan seperti langkah 8 tadi namun kali ini kita pilih "Formats" (langkah 1 pada gambar), kemudian klik OK.

Gambar 10. Paste Formats dari hasil formula.

Selesaiii... semua data yang tadinya berupa text kini telah berubah menjadi format tanggal.

Jika ada penjelasan saya yang kurang difahami silahkan jangan sungkan untuk bertanya. Semoga turotial ini bisa membantu.

Autofill Data Kosong Menggunakan Formula IF

Kasus Excel

cosimpulan 12.12 0

Pertanyaan:

Data Hasil tarikan dari Accurate

"Saya memiliki data excel dari hasil tarikan dari suatu software, sebut saja Accurate. Namun dari data hasil tarikan tersebut bolong-bolong, bagaimana cara memperbaikai/mengisi data yang bolong tersebut (contoh seperti berikut)

secara cepat, karena jika saya copas akan memakan waktu yang lama jika datanya ribuan, mohon solusinya. Terimakasih"

Jawab:
Untuk menangani hal seperti ini bisa menggunakan formula IF, untuk lebih jelasnya silahkan ikuti lengkah-langkah berikut:

1. Jika kita mengacu pada data contoh gambar tersebut, maka langkah pertama tempatkan kursor di cell mana saja yang sejajar dengan data paling atas yang akan kita isi yang memiliki data awal, dalam hal ini kita tempat pada baris ke enam. Sebagai contoh tempatkan kursor di cell D6 seperti terlihat di contoh, kemudian ketikan formula/rumus berikut: =IF(A6<>"",A6,D5)

Gambar 1. Buat formula menggunakan fungsi IF

Formula tersebut jika diterjemahkan ialah sebagai berikut:
Jika cell A6 datanya tidak kosong atau jika di cell A6 memiliki data, maka nilai yang dimunculkan adalah sama dengan nilai yang ada di cell A6, tapi jika di A6 datanya kosong, maka data yang diambil/dimunculkan sama dengan data yang ada diatasnya, demikian seterusnya jika formula ini dicopykan ke bawah.

2. Langkah berikutnya adalah copy-pastekan formula yang sudah kita buat tadi ke ahir baris dari data tersebut, seperti terlihat dalam contoh gambar. Kemudian blok range dari formula yang tadi telah kita copy-pastekan (dalam contoh ini Range D6:D38), setelah di blok, copy formula tadi dan ikuti langkah ke-3 dibawah ini.