Kursus Excel: April 2017

Gambar 1. Contoh Kasus.

Kasus: Om Admin, saya mau minta tolong. Saya punya data dimana dalam data tersebut terdapat sebuah kolom yang isinya data tanggal, namun masalahnya isi dari data tanggal tersebut masih berupa text karena hasil download dari software lain. Pertanyaannya, bagaimana cara saya untuk merubah/mengganti data tersebut menjadi data tanggal dengan format tanggal pula (contohnya sesuai dengan gamar terlampir)?

Jawab:

Sebetulnya untuk menjawab pertanyaan ini ada 2 pilihan yang bisa kita lakukan, yaitu cara manual atau menggunakan formula.

Jika data yang kita miliki jumlahnya sedikit maka pilihan pertama (cara manual: mengganti langsung data yang ada dengan penulisan format tanggal yang sesuai) bisa menjadi pilihan utama karena toh tidak memakan waktu yang lama juga, namun jika data yang kita miliki jumlahnya ratusan atau bahkan ribuan baris/data maka cara manual tidak saya sarankan.

Lho, emang kenapa gan? yeee... ya iya lah gan, bayangin aja kalau agan punya 15ribu data/baris yang harus agan ganti secara manual, bisa gempor kali gan, selain itu tingkat akurasinya juga diragukan, tingkat kesalahan penulisan juga tinggi.

Terus gimana dong gan?

Makanya sabar dulu, ikuti dulu penjelasannya.

Baik lah, kita lanjut lagi.

Untuk mengatasi hal ini saya sarankan agan-agan yang mengalami masalah ini untuk menggunakan formula. Formulanya apa dan gimana gan admin? simple kok, cukup menggunakan formula "DATE", tapi didalemnya ada tambahan formula lagi sih, yaitu MID, LEFT dan HLOOKUP atau VLOOKUP (tergantung data bantu yang kita buat apakah sceara vertikal atau horisontal), atau dengan kata lain dengan kombinasi formula.

Kita asumsikan bahwa datanya sama seperti pada kasus ini, data tambahan lainnya yaitu tahun datanya hanya tahun 2017 saja.

Untuk lebih jelasnya silahkan pantau langkah-langkah berikut ini:

1. Kali ini saya akan membuat data bantu diatas data yang akan saya rubah sehingga akan memudahkan saya dalam mengambil datanya ketika menggunakan formula. Jika kita memiliki contoh data seperti pada gambar, dimana data bantu ini akan memuat nama bulan dan urutan bulan, contoh: Jan = 1, feb = 2 dan seterusnya. Lihat contoh gambar.

Gambar 2. Data Bantu.

2. Ambil contoh kita akan menempatkan/menuliskan formula pada cell G7, maka tulislah formula di cell G7 sebagai berikut:

=DATE(2017,HLOOKUP(MID(D7,4,3),$C$1:$G$,2,0),LEFT(D7,2))

Dimana formula utamanya adalah DATE (yang paling luar), sedangkan formula lainnya adalah formula-formula bantu. Untuk penjelasan formulanya mungkin tidak perlu lagi ya, karena saya yakin agan-agan sudah faham untuk masing-masing formula yang digunakan diatas.

Gambar 3. Cara Penulisan Formula.

3. Kemudian jika cell G7 tadi format tampilannya belum kita format sesuai tanggal maka langkah kali ini ialah merubahnya, yaitu dengan cara klik kanan pada cell G7 (atau shortcutnya: Ctrl+1 [bukan angka satu di numpad ya]), kemudian pilih Format Cell (lihat contoh gambar)

Gambar 4. Format Cell (Ctrl+1).

4. Kemudian klik pada Tab Number (langkah 1 pada gambar), biasanya tab ini defaultnya sudah terbuka dari awal. Lalu dalam kolom Category, pilih Date (langkah 2 pada gambar), kemudian di kolom Locale (location), pilih format negara penulisan (langkah 3 pada gambar), dan di kolom Type pilih lah tipe penulisan sesuai yang dikehendaki (langkah 4 pada gambar), dalam hal ini saya akan menggunakan format tampilan tanggal, bulan lalu tahun.

Gambar 5. Cara Format Cell Tanggal.

5. Hasilnya akan tampak seperti pada gambar berikut:

Gambar 6. Hasil Format Cell.

6. Langkah selanjutnya ialah mengcopy formula yang ada di cell G7 sampai ke bawah atau ahir baris yang akan kita rubah datanya, seperti pada gambar

Gambar 7. Mecopy value & format.

7. Setelah itu, blok semua cell/range yang tadi kita pastekan formulanya, kemudian copy dan pastekan ke kolom data asli yang akan kita rubah, tapi ingat, hanya mempastekan nilainya saja, bukan semuanya. Caranya yaitu, setelah kita copy range tadi, di cell D7 kita klik kanan, pilih Paste Special.

Gambar 8. Paste Hasil

8. Setelah muncul jendela Paste Special, pilih Values (langkah 1 pada gambar), kemudian klik OK.

Gambar 9. Paste Value dari hasil formula.

9. Pada langkah ke 8 kita hanya mempastekan isinya saja, namun jika kita ingin mempastekan format tampilannya juga, jangan tekan tombol Exc atau enter, masih pada mode Copy, lakukan seperti langkah 8 tadi namun kali ini kita pilih "Formats" (langkah 1 pada gambar), kemudian klik OK.